Der Spam-Report

Liebe Kunden,

der Spam-Report ist ein besonderes Feature des neuen Webservers.

Wenn Ihnen eine Mail mit dem Betreff "Spamreport" zugestellt wird, dann:

Update:

In schwerwiegenden Fällen können eingehende Mails gelöscht werden.
Der Spam-Report enthält gegebenenfalls Hinweise zu solchen Fällen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Gelöschte Mails.


Vorteile des Spamreports


Merkmale des Spamreports

Der Betreff nennt neben dem Begriff "Spamreport"

Der Text des Spamreports listet in Kurzform

und enthält einen Link zum Webmailer.


Gelöschte Mails

Im Jahr 2020 hat das für mich sichtbare Ausmaß an Spam-Nachrichten dramatisch zugenommen.
Einzelne User wurden mit täglich über 2.500 Nachrichten zugeschüttet.

Zusätzlich werden Spam-Nachrichten mit immer feineren Methoden verändert, um eine Erkennung möglichst zu umgehen.

Zur Entlastung der Kunden und zugunsten der Übersichtlichkeit des Spam-Reports macht der Mailserver Gebrauch von der Möglichkeit, besonders auffällige Mails zu erkennen und zu löschen.

Die Erkennungsrate dieses Systems liegt bei 99,998 %.

Dennoch kann es vorkommen, dass eine "gute" Mail wegen "schwerwiegender Spamkriterien" entfernt wird.

Beachten Sie bitte in diesem Fall unbedingt die im Spamreport beschriebene Vorgehensweise.

Irrtümer

Weitläufig verbreitet sind die falschen Annahmen, dass:

Löschen von Mails

Mailserver löschen regelmäßig Mails - und dass ohne jemanden zu benachrichtigen.
Das geschieht beim Überschreiten eines sog. "kill-levels".
Leider wird das den modernen Formen des Spam-Versands nur noch teilweise gerecht.
Eine Erkennung besonders schwerwiegender Merkmale begegnet dem Problem,
dass immer mehr Spam-Mails nur noch geringe Spam-Merkmale aufweisen.

Mails zurücksenden

Das Zurücksenden solcher Mails ist hochproblematisch.
Mailserver können durchaus Mails regulär ablehnen (mit einer Antwort an den Absender).

Aber: Das ist nicht zu vergleichen mit dem Zurücksenden von Spam-Mails.
Damit wird lediglich die weltweite Flut von Spam-Mails vergrößert.
Dies ist der Fall, weil meist gefälschte Absender-Adressen verwendet werden.
Der eigene Mailserver landet dann auf Sperrlisten, was monatelange Arbeit nach sich ziehen kann.

Was ist zu tun?

Im Gegensatz zu "stillschweigend" gelöschten Mails nennt der Spam-Report Hinweise zu solchen Mails, die wegen schwerwiegender Merkmale entfernt wurden.

Sollte eine wichtige Nachricht wegen solcher Merkmale entfernt worden sein, dann folgen Sie bitte den Hinweisen im Spamreport:

Bitten Sie den Absender, diese Mail nochmals an meine Spam-Adresse zu senden und bitte nicht weiter zu leiten.

Ich werde mich der Sache annehmen, den Vorgang analysieren und entsprechende Anpassungen vornehmen - und das: gratis.


Fragen zum Spamreport

Wie hoch ist die Trefferquote (Erkennungsrate) des Server-Filters?
Nach unserer Erfahrung ca. 90%.

Warum werden nicht mehr Spammails aussortiert?
Weil dann die Gefahr steigt, dass vermehrt "gute" Mails fälschlicherweise aussortiert werden.

Warum erreichen mich trotzdem mal mehr und mal weniger Spam-Mails?
Weil die Spam-Versender lernfähig sind und ihre Spam-Mails besser tarnen.
Das nimmt nach einiger Zeit wieder ab, weil
- diese Leute weltweit gejagt werden und
- der serverseitige Spamfilter durch regelmäßige Updates aktualisiert wird.

Warum erhalte ich den Spamreport erst jetzt?
Der Spamreport wurde über einen langen Zeitraum getestet und dieses Feature erst danach für die jeweiligen Postfächer freigeschaltet.

Warum erhalte ich den Spamreport nur unregelmäßig?
Dann ist Ihr Postfach nur in geringem Umfang von Spammails betroffen.
Wenn an einem Tag keine Mails aussortiert wurden, dann wird auch kein Spamreport erstellt.

Warum wird der Spamreport um 16:59 Uhr versendet?
Zu dieser Zeit ist das Gros des werktäglichen Geschehens vorbei, während meine meist selbständigen Kunden noch arbeiten. So sieht man, was am aktuellen Tag aussortiert wurde und kann bei Bedarf noch schnell darauf reagieren.

Was muss ich tun, wenn mal eine Mail zu unrecht aussortiert wurde?
Bei unseren Versuchen mit mehreren Postfächern ist das in einem Zeitraum von mehr als einem Jahr kein einziges Mal vorgekommen. Falls dennoch eine Mail fälschlicherweise aussortiert wird, dann folgen Sie bitte dem Link zum Webmailer am unteren Ende des Spamreports und melden sich dort an.

Wie erreiche ich den Webmailer?
Folgen Sie dem Link zum Webmailer am unteren Ende des Spamreports.
Geben Sie als Name Ihr Postfach und das dazugehörende Passwort an.
Die Verbindung zum Webmailer ist abhörsicher und wird durch ein Class1-Zertifikat geschützt.

Wie befreie ich eine Mail aus dem serverseitigen Junk-Ordner?
Folgen Sie im Webmailer in der linken Navigation dem Link zum Junk-Ordner.
Setzen Sie per Mausklick ein Häkchen am Zeilenanfang der Mail, die Sie "befreien" wollen.
Kontrollieren Sie im oberen Bereich: "Verschiebe ausgewählte Nachrichten nach:", ob im ersten Klappfeld "Posteingang" steht. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Verschieben" werden die markierten Mails wieder in den serverseitigen Posteingang gelegt und können danach normal abgeholt werden.

Wie lange liegen aussortierte Mails auf dem Server?
Mails, die als Spam aussortiert wurden, werden nach 8 Wochen automatisch gelöscht.

Wenn ich den Spamreport und dessen Vorteile nicht nutzen möchte oder individuelle Wünsche habe:
Das Feature kann für jedes Postfach einzeln ein- und ausgeschaltet werden.
Auf Wunsch können detaillierte Einstellungen vorgenommen werden, wenn Sie z.B. besonders gerne Finanzwerbung erhalten.

Diese Anpassungen sind gratis.
Darüber hinausgehende, individuelle Änderungen werden nach Aufwand abgerechnet.


Wie es weiter geht ...

In der ersten Jahreshälfte 2016 konnte wieder ein weltweiter Anstieg von Spam- und Viren-Mails beobachtet werden.

In Folge gelangen auch wieder mehr unerwünschte Mails durch die serverseitigen Spamfilter auf die Rechner der Anwender.

Da kann die Frage aufkommen, ob schärfere Einstellungen an den serverseitigen Spamfiltern nicht eine Verbesserung erbringen.

Für ernsthaft Interessierte geht es weiter mit dem Artikel "Mehr Spam - und dann?"